PROJE GELİŞTİRME VE YÖNETİM OFİSİ

BİRİM İÇ DEĞERLENDİRME

RAPORU

25.11.2024

İçindekiler Tablosu

1...... GENEL BİLGİLER. 3

1.1... Birimin Adı ve Görevleri 3

1.2... Organizasyon Yapısı (tarihsel gelişim) 3

1.3... İdari Personel Bilgileri 3

1.4... Fiziksel, Teknik ve Mali Kaynaklar. 3

2. Eğitim ve Öğretim Faaliyetleri

3. Araştırma ve Geliştirme (Ar-Ge) Faaliyetleri

4. Toplumsal Katkı Faaliyetleri

5. Kalite Faaliyetleri

5.1... Uzgörü. 6

5.2... Ana Özgörev. 6

5.3... Temel Değerler. 6

5.4... Birimin Stratejik Eylemleri 6

5.5... Birimin Stratejik Plandaki Performans Göstergeleri (KPI). 6

5.6... Birimin Kalite Güvencesi Politikası 6

5.7... İç Kontrol Mekanizmaları 6

5.8... Performans Değerlendirme Süreçleri 6

5.9. Akademik Teşvik Faaliyetleri………………………………………………………………………………………………….

5.10. Akreditasyon Süreçleri…………………………………………………………………………………………………………

5.11. Uluslararasılaşma Faaliyetleri………………………………………………………………………………………………..

5.12.  Birimin SWOT Analizi 8

5.13.  Kurumsal Dönüşüm Kapasitesi ve İyileştirme Çalışmaları 8

6...... SONUÇ VE GENEL DEĞERLENDİRME. 8

6.1. PGYO Genel Performansı ve Hedefler..................................................................................... 

PROJE GELİŞTİRME VE YÖNETİM OFİSİ BİRİM İÇ DEĞERLENDİRME RAPORU

1.      GENEL BİLGİLER

1.1.   Birimin Adı ve Görevleri 

Proje Geliştirme ve Yönetim Ofisi’nin (PGYO) görev ve sorumlulukları, OSTİM Teknik Üniversitesi Proje Geliştirme ve Yönetim Ofisi Yönergesi’nin 5. ve 6. Maddelerinde düzenlenmiştir. Proje Geliştirme ve Yönetim Ofisi, üniversite akademisyenleri ve araştırmacılarının hibe projelerine odaklanmalarını kolaylaştırmak amacıyla, katma değerli proje yönetim süreçlerini geliştiren ve takip eden birimdir. Ofis, araştırmacıların yenilikçi projeler üretmelerine destek sağlamak ve bu projelerin ulusal ve uluslararası fon kaynaklarından hibe alabilmesi için gerekli yönlendirmeleri yapmakla sorumludur. PGYO, üniversitemizin akademik çalışmalarını desteklemek amacıyla proje süreçlerini yürütmekte ve projelerin, sözleşme şartlarına ve OSTİM Teknik Üniversitesi proje yönetimi ilkeleri doğrultusunda, finansman kurumlarının hükümlerine uygun olarak uygulanmasını sağlamaktadır. Ofis, akademisyenlerin ve araştırmacıların projelerinin başarılı bir şekilde tamamlanması için rehberlik yapmakta ve süreçlerin her aşamasında destek sunmaktadır. 

PGYO bünyesinde, üniversitemizin akademik çalışmalarını desteklemek, araştırmacıların projelerini hayata geçirmelerini sağlamak ve OSTİM ekosisteminde yer alan paydaşların fon fırsatlarından yararlanmalarını sağlamak amacıyla ulusal ve uluslararası tüm hibe mekanizmaları yakından takip edilmektedir. Ulusal düzeyde, Türkiye’deki araştırma ve geliştirme faaliyetlerine katkı sunan çeşitli hibe programları detaylı bir şekilde izlenmektedir. TÜBİTAK destek programlarından yerel yönetimlerin sağladığı Ar-Ge fonlarına kadar geniş bir yelpazede, araştırmacılara yönlendirme ve başvuru süreçlerinde destek sunulmaktadır. Bu çerçevede takip edilen başlıca programlar şunlardır: 

·         TÜBİTAK ARDEB, BİDEB, TEYDEB ve İkili/Çoklu İş birliği Programları

·         Kalkınma Ajansları destek programları (Örneğin: Ankara Kalkınma Ajansı)

·         KOSGEB Destek Programları

·         Bakanlıklar tarafından verilen destekler (Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı, Çevre Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı vb.)

·         Yerel yönetimlerin ve belediyelerin sunduğu Ar-Ge ve yenilik fonları vb. 

Uluslararası alanda, araştırmacıların Avrupa Birliği ve diğer fon kaynaklarından faydalanmalarını sağlamak amacıyla yoğun çalışmalar yürütülmektedir. Özellikle Avrupa Birliği programları, uluslararası iş birliği projeleri ve kalkınma fonları, büyük ölçekli projelere katılım için önemli fırsatlar sunmaktadır. Bu kapsamda takip edilen başlıca programlar şunlardır:

·         Avrupa Birliği Horizon Europe, COST, COSME, Erasmus+ Programları

·         Avrupa Birliği IPA Programları

·         Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı (UNDP) fonları

·         Dünya Bankası ve Avrupa Yeniden Yapılanma ve Kalkınma Bankası (EBRD) Destekleri

·         NATO Bilim ve Teknoloji Programları

·         UNESCO ve OECD fonları

·         Büyükelçilik Hibe Programları vb. 

PGYO, ulusal ve uluslararası mekanizmaların sunduğu fırsatları en verimli şekilde değerlendirmek için akademisyenlere araştırmacılara ve OSTİM Ekosistemi paydaşlarına yönelik proje yazımından başvuru süreçlerine, fon yönetiminden raporlama aşamalarına kadar kapsamlı destek sunmaktadır. Her iki düzeydeki fon mekanizmalarından yararlanma süreçleri, proje geliştirme ve yönetim ilkelerimiz doğrultusunda titizlikle planlanmakta ve izlenmektedir.

Bu bağlamda PGYO, üniversitemizin akademik ve araştırma faaliyetlerini desteklemek amacıyla, araştırmacılarımızın ulusal ve uluslararası hibe fonlarından faydalanmalarını sağlamak ve proje yönetimi süreçlerini etkin bir şekilde yürütmekten sorumlu birimdir. Bu doğrultuda, ulusal ve uluslararası fon çağrılarının düzenli olarak izlenmesi, değerlendirilmesi ve ilgili taraflara duyurulması, proje çağrıları hakkında bilgilendirme toplantıları ve sunumların yapılması, projeler için uygun ortakların belirlenmesi ve iş birliği süreçlerinin kolaylaştırılmasına yönelik çalışmaların yürütülmesi ve farklı kurum ve kuruluşlarla iş birliği protokollerinin hazırlanmasına katkı sunmaktadır. Gerekli görülen hallerde projelerin hazırlanması konusunda doğrudan teknik deste ve personel desteğinin verilmesi ile proje hazırlık ve yönetim süreçleri kolaylaştırılmaktadır. Hibe başvurularının eksiksiz ve zamanında hazırlanmasını sağlamak, başvuru sonrası sözleşme süreçlerini yönetmek ve kontrol etmek de PGYO’nun öncelikli görevleri arasındadır. Ayrıca, projelerin idari, mali, ilerleme, kapanış ve denetim raporlarının kontrolü ve takibi gibi proje yönetimi ve raporlama süreçleri de görevleri arasında yer almaktadır. OSTİM Teknik Üniversitesi’nin taahhüt altına girdiği projelerin uygulanmasına yönelik ilke ve yöntemlerin belirlenmesi, bu kapsamda gerekli prosedürlerin oluşturulması, proje kültürünü yaygınlaştırmak amacıyla proje hazırlama ve yönetimi konusunda eğitim programları düzenlemek çalışmaları arasında yer almaktadır. Son olarak, bağlı bulunulan üst yöneticinin vereceği diğer görev ve talimatları yerine getirmektedir.

1.2.   OrganizasyonYapısı(tarihselgelişim)

OSTİM Teknik Üniversitesi Proje Geliştirme ve Yönetim Ofisi Yönergesi’ne (03/12/2018 tarih ve 30614 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Üniversite Ana Yönetmeliği’nin 23. maddesine dayanılarak hazırlanmıştır) uygun şekilde yapılandırılmıştır. İlk aşamada, bir uzman, bir uzman yardımcısı ve bir koordinatörün görev aldığı ekip, bir süre sonra uzman yardımcısının ayrılmasıyla bir uzman ve bir koordinatörden oluşan daha dar bir kadroyla faaliyetlerini sürdürmüştür. Aynı dönemde, görevdeki koordinatör, bir uzman ve bir uzman yardımcıyla yeniden yapılandırılmıştır. Daha sonra, yeni bir koordinatör atanmış ve mevcut ekibe bir uzman daha eklenerek ekip, iki uzman ve bir koordinatörle faaliyetlerini sürdürmüştür. Süreçte, bir uzman yardımcısı ve bir uzmandan oluşan ekip yapısına geçilmiş; ardından, yeni bir koordinatör liderliğinde bir uzman yardımcısı ve bir uzman ile çalışmalarını devam ettirmiştir. Nihayetinde, bir uzman ve bir koordinatör kadrosuyla faaliyetlerine devam eden ofis, Proje ve Ar-Ge’den sorumlu Rektör Yardımcılığına bağlı olarak çalışmalarını sürdürmektedir.  2024 yılında yapılan yönetmelik güncellemesi (MH-05.09.2024/77) ile ofisin organizasyon yapısı yeniden düzenlenmiştir. 

Organizasyon Yapısı

·         Yönetim Kurulu

Yönetim Kurulu, Rektör Yardımcısı başkanlığında, üniversitenin stratejik hedeflerini gerçekleştirecek politika ve planları belirlemek üzere oluşturulmuştur. Kurul, üniversitenin proje kapasitesini artırmayı, projelerin sanayi, kamu ve diğer üniversitelerle iş birliği içinde yürütülmesini teşvik etmeyi ve araştırmacılar için uygun stratejik yönlendirmeler yapmayı amaçlar. Yönetim Kurulu, düzenli toplantılarla üniversitenin araştırma ve proje süreçlerini denetler, değerlendirir ve gerekli revizyonları yapar.

·         Koordinatör

Koordinatör, proje geliştirme ve yönetimi konusunda deneyimli bir akademik veya idari personel arasından Rektör tarafından görevlendirilir. Koordinatör, ofisin tüm faaliyetlerinin yürütülmesinin yanı sıra kısa, orta ve uzun vadeli planlarını hazırlar. Projelerin izlenmesini ve değerlendirilmesini sağlar, ilgili raporları Rektörlük ve Mütevelli Heyet’e sunar. Ayrıca, proje çağrılarına ilişkin önerilerde bulunur ve üniversite dışı iş birliklerinin kurulmasını destekler.

·         Tam Zamanlı Ofis Çalışanı

Üniversitenin faaliyet alanına giren konularda çalışan projeler konusunda çalışmaya istekli ofisin çalışma usul ve koşullarını kabul eden akademik ve idari kadro arasından Koordinatörün önerisi ve Rektörün onayı ile belirlenen süre için görevlendirilir. Ofisin faaliyetlerinin planlanmasında ve yürütülmesinde koordinatörün belirlediği iş tanımına uygun işleri yapar. Üniversitenin belirlediği İlgili mevzuatla düzenlenen kurallara uyar.

·         Yarı Zamanlı Ofis Çalışanı

Yarı zamanlı ofis çalışanı, Proje Geliştirme ve Yönetim Ofisi’nin faaliyet alanına giren konularda, projelerin ihtiyaç duyduğu deneyim ve eğitime sahip kişiler arasından belirlenir. Bu çalışanlar, yer aldıkları projelerin süresi ve görev tanımları ile sınırlı olarak, Üniversite dışından veya üniversitenin akademik ya da idari kadrosundan, Koordinatörün önerisi ve Rektörün onayı ile görevlendirilir.

·         Proje Yürütücüsü

Proje yürütücüsü, proje geliştirme, başvuru, yönetim ve sonlandırma süreçlerinin yürütülmesinde tek yetkili ve sorumlu kişidir. Bu görev, Proje Geliştirme ve Yönetim Ofisi Yönergesi’nin 15. maddesi kapsamında düzenlenmiştir. Proje fikrine sahip olan veya herhangi bir fon kaynağına başvuruda bulunmayı planlayan proje yürütücüsü, son başvuru tarihinden önce, başvurmayı planladığı program veya fon kaynağı hakkında Proje Geliştirme ve Yönetim Ofisi’ni bilgilendirmekle sorumludur. Projenin tüm süreçlerinden sorumlu olan yürütücü, Ofis ile birlikte zaman planı oluşturarak son başvuru tarihine uygun şekilde hareket eder ve Ofisin tüm süreçleri kendisi aracılığıyla takip etmesini sağlar. Başvuru sürecinde, imza süreçleri tamamlanmış olan başvuru dosyası, fon sağlayıcı kurumun belirlediği yöntemle (internet üzerinden ve/veya posta yoluyla) teslim edilir ve bir kopyası Ofise iletilir. Başvuru sahibi, eğer kendi adına başvuruda bulunmuşsa, dosyanın nihai halini Ofis ile paylaşmakla yükümlüdür. Projenin dış kaynaklar tarafından desteklenmesinin onaylanması durumunda, proje yürütücüsü, gerekli işlemlerin başlatılması için Ofisi bilgilendirir. Fon sağlayıcı kuruluş tarafından gönderilen sözleşme, belirtilen kurallara uygun olarak tek veya iki kopya halinde hazırlanır ve Ofis aracılığıyla Hukuk Birimi’ne format ve içerik açısından incelenmek üzere gönderilir. Hukuk Birimi tarafından onaylanan sözleşme, diğer birimlerin onaylarının alınması amacıyla, belirlenen başvuru tarihinden en az 10 iş günü önce Ofise teslim edilir. TÜBİTAK destekli projelerde bursiyer çalıştırılması durumunda, bursiyer üniversitenin bordrolu çalışanı ise ödemeler İnsan Kaynakları Birimi tarafından yapılır; gerekli belgeler Ofis ve Mali İşler Birimi’ne iletilir. Bursiyer üniversite çalışanı değilse, ödemeler proje hesabından gerçekleştirilir. Bursiyerin değişikliği, yeni bir bursiyer eklenmesi veya öğrencilik/SGK durumundaki değişiklikler, Ofis, Mali İşler Birimi ve TÜBİTAK’a yazılı olarak bildirilir. Proje ekibindeki çalışanlarla yapılacak sözleşmeler, üniversitenin mevcut başvuru ve onay süreçlerine uygun şekilde düzenlenir ve Hukuk Birimi’ne gönderilir. Projeye ilişkin bütçe kalem değişiklikleri veya diğer değişiklik talepleri hakkında Ofis ve Mali İşler Birimi bilgilendirilir. Proje dönem sonunda tamamlandığında, proje bitiş işlemleriyle ilgili bilgiler Ofis, Mali İşler Birimi ve İnsan Kaynakları Birimi ile paylaşılır. Ayrıca, proje sonlandırma bilgileri proje veri tabanına eklenir ve ilgili dokümanlar Ofis ile paylaşılır. Proje yürütücüsü, tüm süreçlerde ilgili mevzuata uygun hareket etmek ve üniversite prosedürlerine bağlı kalarak projeyi etkin şekilde yönetmekle yükümlüdür. Bu sorumluluklar, Ofis ve diğer birimlerle iş birliği içinde yürütülür. Bahsedildiği üzere, Proje Geliştirme ve Yönetim Ofisi, bir Koordinatör ve bir Proje Uzmanı personel ile çalışmalarını sürdürmektedir. İlgili personele dair temel bilgiler aşağıdaki gibidir.

1.3. İdari Personel Bilgileri

·         Proje Koordinatörü

                Doç. Dr. Meltem Eryılmaz, OSTİM Teknik Üniversitesi Yazılım Mühendisliği Bölümü’nde öğretim üyesi ve Proje Geliştirme ve Yönetim Ofisi Koordinatörüdür. Eğitimlerini; Lisans Orta Doğu Teknik Üniversitesi Fen Edebiyat Fakültesi İstatistik Bölümünde, yüksek lisans Atılım Üniversitesi Mühendislik Fakültesi Bilgisayar Mühendisliği Anabilim Dalında, Doktora Ankara Üniversitesi Bilgisayar ve Öğretim Teknolojileri Eğitimi Anabilim Dalında tamamlamıştır. Akademik kariyerinde; Atılım Üniversitesi Bilgisayar Mühendisliği Bölümü’nde tam zamanlı; TED Üniversitesi Yazılım Mühendisliği Bölümü’nde kısmi zamanlı ve uluslararası arenada Polonya Lodz University, Faculty of Mathematics and Computer Science  ve Avusturya University of Applied Sciences Upper Austria, Yazılım Mühendisliği bölümlerinde misafir öğretim üyeliği yapmıştır. Veri madenciliği, veri tabanı yönetim sistemleri, yapay zeka, artırılmış gerçeklik, makine öğrenmesi, e-öğrenme, eğitimde inovasyon ve dijital dönüşüm alanlarında dersler vermekte ve akademik çalışmalar yapmakta olan Eryılmaz’ın bu alanlarda yayımlanmış pek çok bilimsel makalesi, yurt içi ve yurt dışı konferans bildirileri, kitap bölümleri, editörlükleri, gazete ve dergi yazıları bulunmaktadır. Eryılmaz’ın danışmanlığında öğrencilerinin yapmış olduğu projeler arasında  2022 yılında Tübitak 2242 Teknofest Türkiye ikinciliği ve 9th “Stars of Informatics” Project Competition 2021, Üniversiteler kategorisinde Türkiye birinciliği mevcuttur. OSTİM Teknik Üniversitesi Yazılım Mühendisliği Bölümü’nde bir dönem Bölüm Başkanlığı yapmış olan Eryılmaz 1993-2001 yılları arasında bilişim sektörünün öncü firmalarında satış direktörlüğü, yazılım müdürlüğü, bölge müdürlüğü görevlerini üstlenmiştir. InVicta Academy’nin kurucusu, Akademik Bilişim Vakfı (ABV) kurucu üyesi ve Türkiye Bilişim Derneği (TBD) Merkez Yönetim Kurulu Üyesi olan Eryılmaz,  Kasım 2022 tarihinde Brüksel’de yapılan seçimde, Avrupa Profesyonel Bilişim Dernekleri Konseyi (The Council of European Professional Informatics Societies-CEPIS) Yönetim Kurulu’na Türkiye’yi temsil etmek üzere seçilmiştir.  

·         Proje Uzmanı

Saim Karabulut, üç yıldır OSTİM Teknik Üniversitesi Proje Geliştirme ve Yönetim Ofisi’nde Proje Uzmanı olarak görev yapmaktadır. Lisans eğitimini Selçuk Üniversitesi İşletme Bölümü’nde tamamladıktan sonra, İngilizce tezli yüksek lisansını "Industrial Policy and Green Growth in a Small Island Economy: The Case of Singapore" başlıklı çalışmasıyla Prof. Dr. Murat Ali Yülek’in danışmanlığında OSTİM Teknik Üniversitesi’nde tamamlamıştır. Ayrıca, Atatürk Üniversitesi Adalet Bölümü mezunudur. Karabulut, Polis Akademisi’nde Güvenlik Çalışmaları alanında ikinci bir yüksek lisans eğitimine devam etmektedir ve akademik çalışmalarını bu alanda sürdürmektedir. Bir yıl boyunca İngiltere’de bulunduktan sonra Konya merkezli bir dış ticaret şirketinde çalışmıştır ve uluslararası ticaret alanında deneyim edinmiş olup Dış Ticaret Uzmanlık sertifikasına sahiptir. Sivil toplum temelli faaliyetlerde de aktif rol üstlenen Karabulut, birçok projede yer almıştır. İçişleri Bakanlığı Araştırma ve Etütler Merkezi (AREM) bünyesinde yürütülen projelerde ve TİKA’nın yurtdışı faaliyetlerinde etkin bir şekilde çalışmıştır. İngiltere’de bulunduğu dönemde gönüllüsü ve çalışanı olduğu OXFAM bünyesinde, halihazırda gönüllü olarak faaliyetlerine devam etmektedir. Proje Yönetimi, yeşil dönüşüm ve güvenlik çalışmaları alanlarında akademik çalışmalarını sürdüren Saim Karabulut, Proje Yönetimi konusunda TRT Radyo’da çeşitli yayınlara katılmıştır. Ulusal ve uluslararası bilimsel toplantılarda bildiriler sunmuş, kitap bölümleri kaleme almış ve farklı akademik dergilerde makaleler yayımlamıştır. Karabulut, PMP (Project Management Professional) sertifikası için gerekli eğitimleri tamamlamış, minimum üç büyük proje yürütme şartını sağlamış (en az üç yıllık deneyim) ve PMI (Project Management Institute) tarafından sertifika alımına uygun bulunmuştur. Halihazırda, sınav sürecine devam etmektedir. Orenda Creative Studio adlı bir girişimin üç kurucu ortağından birisi olmuştur ve iki yıl koordinatörü olarak görev almıştır. Birçok ulusal ve uluslararası projede uzman, araştırmacı ve mentör olarak görev alan Saim Karabulut, European Innovation Council and SMEs Executive Agency (EISMEA) himayesinde yürütülen EIC Tech to Market Programme kapsamında Mentör/Uzman olarak seçilmiştir.

1.4. Fiziksel, Teknik ve Mali Kaynaklar

Proje Geliştirme ve Yönetim Ofisi 1 Ofiste faaliyet sürdürmektedir. Birimde 2 personel çalışmaktadır. 3 adet bilgisayar ve 1 adet harici saklama diski yer almaktadır. Birimin yıllık tahsis edilmiş bir bütçesi mevcut değildir.

2.      Eğitim ve Öğretim Faaliyetleri

PGYO faaliyetleri arasında akademisyenler, öğrenciler ve ekosistem paydaşlarına yönelik proje yönetimi, yazımı ve uygulama eğitimleri bulunmaktadır. Bu kapsamda düzenlenen eğitim ve seminerlerle katılımcıların proje süreçlerine dair bilgi birikimlerinin artırılması hedeflenmektedir. Bununla beraber, ulusal ve uluslararası fon fırsatları hakkında bilgilendirme seminerleri organize edilmektedir. Örnek Eğitimler ve Seminerler:

·         2209A/B Bilgilendirme Semineri

·         Proje Döngüsü Yönetimi Eğitimi

·         Proje Yazım ve Uygulama Eğitimi

·         Hayat Boyu Öğrenme ve Teknoloji

·         Dijital Avrupa Programı (DAP) Bilgilendirme Etkinliği

·         Hizmet İhracatında Devlet Destekleri Eğitimi

·         Stratejik Proje Semineri: OPTİS

·         TÜBİTAK (BİDEB) Burs ve Destek Programları Tanıtım Sunumu 

 3.      Araştırma ve Geliştirme (Ar-Ge) Faaliyetleri

Proje Geliştirme ve Yönetim Ofisi bünyesinde tüm süreçleri doğrudan yönetilen ve/veya koordine edilen (BAP ve Erasmus Ofisi koordinasyonunda sürdürülen projeler ve diğer bireysel başvurular hariç) projelere ait aşağıda detaylar yer almaktadır.

Tablo 1. Kabul Edilen ve Tamamlanan Projeler (Ulusal ve Uluslararası)

Tablo 2. Devam Eden Projeler

Tablo 3. Değerlendirme Aşamasında

Tablo 1, 2 ve 3’te belirtildiği üzere kurumsal düzeyde, Proje Geliştirme ve Yönetim Ofisi bünyesinde, OSTİM Teknik Üniversitesi’nin stratejik hedefleri doğrultusunda ulusal ve uluslararası birçok proje doğrudan yönetilmekte veya koordine edilmektedir. Akademik ve sektörel iş birliklerini güçlendirmek, inovasyon ve sürdürülebilirlik odaklı çalışmalara katkı sağlamak amacıyla hayata geçirilen, yazımı gerçekleşen projeler mevcuttur.  PGYO bünyesinde kurumsal düzeyde yer alan proje verileri incelendiğinde, ulusal ve uluslararası düzeyde toplam 13 projenin başarı ile tamamlandığı gözlemlenmektedir. TÜBİTAK, Ankara Kalkınma Ajansı, Avrupa Birliği programları (HORIZON, ERASMUS+), UNDP ve YTB gibi kurumlar tarafından desteklenen projeler sanayi verimliliği, dijital dönüşüm, yeşil enerji, sıfır karbon okuryazarlığı ve oyun geliştirme gibi çeşitli alanlarda gerçekleştirilmiştir. Bahse konu edilen projelerde hem koordinatörlük hem de ortaklık rolleri üstlenilmiştir. Halihazırda 6 proje aktif olarak yürütülmektedir. Bu projeler, Avrupa Birliği programları (ERASMUS+, Horizon Europe), TÜBİTAK, Dünya Bankası ve Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı gibi kurumlar tarafından desteklenmektedir. Devam eden projeler, e-ticaret, yapay zeka gibi alanlarda sürdürülmektedir. Bu projelerde, koordinatörlük ve ortaklık gibi roller üstlenilmektedir. Yanı sıra, bazıları Proje Geliştirme ve Yönetim Ofisi tarafından bazıları ise akademisyenler tarafından hazırlanan 15 proje halihazırda fon sağlayıcı kuruluşların değerlendirme sürecindedir. Bu projeler arasında ERASMUS+, TÜBİTAK, HORIZON EIE, Avustralya Büyükelçiliği ve COST gibi fon sağlayıcıların desteklediği projeler bulunmaktadır. Değerlendirme aşamasındaki projeler, dijital ve yeşil dönüşüm, siber zorbalıkla mücadele, yapay zeka tabanlı yönetim sistemleri ve girişimcilik gibi alanlara yöneliktir. 

4.      Toplumsal Katkı Faaliyetleri 

PGYO’ya ait toplumsal katkı faaliyetleri başlığına uygun olan toplum odaklı sosyal sorumluluk projeleri, paydaş ilişkileri açıklanmıştır. Görev ve sorumluluklar baz alındığında öğrenci kulüpleri ile doğrudan faaliyetler yürütülmemektedir. Fakat TÜBİTAK, Erasmus ESC gibi programlara öğrenci başvurularına açık proje çağrıları mevcuttur. Bu çağrı dönemlerinde öğrencilere yönelik çağrı incelemesi başta olmak üzere proje eğitimi verilmektedir. Proje fikir sahibi öğrencilere ise mentorluk yapılmakta olup proje yazım süreçleri doğrudan Ofis aracılığı ile koordine edilerek başvuru süreçleri takip edilmektedir. Proje yazımında teknik destek verilmekte ve öğrencilerin proje yazım kültürüne alışmalarına destek sunulmaktadır (Örnek: 2209A/B Proje Başvuru sürecinde doğrudan yazım desteğinin yanı sıra konu özelinde seminerler düzenlenmiştir). PGYO tarafından doğrudan toplum odaklı olmayan fakat çıktıları itibariyle toplum odaklı birçok proje gerçekleştirilmiştir, koordine edilmiştir.  Örneğin, Sıfır Karbon Okuryazarlığı: Dijital İçerik Geliştirme Kampı ve Araştırma Projesi ile çevresel farkındalık artırılmış; eğitim, sağlık ve çevre alanlarında toplumsal fayda sağlayan programlar düzenlenmiştir. Bunun yanında, 21. Yüzyılda Ahi Evran: İnovasyon ve Üretim Projesi ile kültürel değerleri yaşatmayı amaçlayan projeler, toplumsal sorumluluk bilincinin güçlendirilmesine katkı sağlamıştır. Yerel yönetimler, kamu kurumları ve sivil toplum kuruluşları ile iş birlikleri sayesinde, toplumsal faydayı artırmaya yönelik projeler geliştirilmiştir. Örneğin, Ankara Büyükşehir Belediyesi ile yapılan Ankara Temalı Oyun Geliştirme Yarışması, yerel kültürün tanıtılması ve dijitalleşmeye yönelik farkındalığın artırılması için örnek bir çalışmadır. 

Ayrıca, OSTİM Organize Sanayi Bölgesi ile yapılan iş birlikleri, üniversite ve sanayi etkileşiminde önemli bir yere sahip olmuştur. Elektrikli Araç Bakım Simülatörü Projesi ile eğitim odaklı girişimler öne çıkarılmıştır. Mesleki becerilerin kazandırılması hedeflenen bu projede çeşitli yaş aralığında olan 555 kişiye elektrikli araç bakım onarımı ile ilgili en güncel eğitimler simülasyon destekli olarak verilmiştir. Memur-Sen ile birlikte yazılan (Avrupa Birliği Projesi) engellilere yönelik erişilebilirlik projesi ve kadınların iş gücüne katılımını artırmaya yönelik girişimcilik programları da PGYO’nun gündeminde yer almaktadır. Zira Avustralya Büyükelçiliği’ne göçmenler ve kadınların hedef kitle olduğu proje başvurusu yapılmıştır. Çeşitli kurumların talepleri üzerine yürütülen projelerin yaygınlaştırma faaliyetlerine Üniversitemiz çatısı altında ev sahipliği yapılmıştır. Güncel sorunlara yönelik farkındalık kampanyaları ve gönüllü projelerin etkinliklerine PGYO koordinasyonunda ev sahipliği yapılarak öğrencilerin toplumsal sorunlara duyarlılık geliştirmesi hedeflenmiştir. Yapılan mentorluk çalışmaları ile öğrencilerin topluma katkı sağlama süreçlerine dahil olması desteklenmektedir. Tüm bu faaliyetlerin yanı sıra üniversite ve sanayi iş birliğinin geliştirilmesi amacıyla ücretsiz proje eğitimleri düzenlenmektedir. OSTİM ekosistemi ile sınırlı olmayan, KOBİ’lere yönelik proje eğitimleri, çağrı inceleme eğitimleri, uygulamalı proje yazım eğitimleri, iş birliği etkinlikleri ve odak grup toplantıları düzenlenmektedir.

5.      Kalite Faaliyetleri

Proje Geliştirme ve Yönetim Ofisi Kalite Faaliyetleri OSTİM Teknik Üniversitesi 2023 Strateji ve Eylem Planı ve geçmiş deneyimleri ışığında hazırlanmıştır

5.1.   Uzgörü 

Proje Geliştirme ve Yönetim Ofisi (PGYO), OSTİM Teknik Üniversitesi’nin yenilikçi, sürdürülebilir ve toplumsal faydaya odaklı araştırma projelerini ulusal ve uluslararası hibe mekanizmalarıyla desteklemek amacıyla stratejik düzeyde katkı sunmayı hedeflemektedir. PGYO, akademisyenlerin ve araştırmacıların araştırma ve proje kapasitelerini artırarak, üniversiteyi global bir araştırma ve yenilikçilik merkezi haline getirme vizyonunun yanı sıra, projelerin sanayi, kamu ve toplumla etkileşimini güçlendirerek, yerel, bölgesel ve ulusal kalkınmaya katkı sağlayacak yenilikçi çözümler üretme hedefiyle hareket etmektedir. 

5.2. Ana Özgörev

PGYO’nun temel görevi, OSTİM Teknik Üniversitesi’nin stratejik hedefleri doğrultusunda proje geliştirme ve yönetim süreçlerini etkin bir şekilde yürütmek ve akademisyenlere bütüncül bir destek mekanizması sunmaktır. Bu kapsamda;

·         Ulusal ve uluslararası fon fırsatlarının araştırılması ve duyurulması,

·         Projelerin yazım, başvuru, yürütme, raporlama ve sonuçlandırma süreçlerinde teknik destek sağlanması,

·         Üniversitenin paydaşlarıyla iş birliği projelerinin geliştirilmesi,

·         Proje kültürünün yaygınlaştırılması amaçlanmaktadır.

5.3. Temel Değerler

·         Proje süreçlerinin her aşamasında açık, anlaşılır ve izlenebilir prosedürlerin uygulanması (Şeffaflık).

·         Kaynakların en etkin şekilde kullanılarak projelerin zamanında ve eksiksiz yönetiminin sağlanması (Verimlilik).

·         İş birliği, güç birliği ilkesinden hareketle iç ve dış paydaşlarla güçlü ilişkiler kurarak projelerde ortak çalışma sinerjisi yaratma (İş birliği).

·         Üniversitenin araştırma projelerinden elde edilen çıktıları toplumsal faydaya dönüştürme ve

·         yerel, ulusal ve uluslararası düzeyde fark yaratma, yaygınlaştırma faaliyetlerinin sürdürülmesi(Toplumsal Katkı).

·         Çevresel, ekonomik ve toplumsal sürdürülebilirliği destekleyen projelere başvuruların teşvik edilmesi ve uygulanması. OSTİM Teknik Üniversitesi çatısı altında PGYO uzgörüsü ve değerleri ışığında hem akademik hem de sektörel alanlarda yenilikçi ve sürdürülebilir projelerin hayata geçirilmesine yönelik emin adımlarla hareket edilmektedir. Bu doğrultuda, üniversitenin araştırma kapasitesinin artırılması, bilimsel gelişmelerin desteklenmesi ve toplumsal fayda sağlanması öncelikli hedefleri arasındadır (Sürdürülebilirlik).

5.4.   Birimin Stratejik Eylemleri

PGYO, OSTİM Teknik Üniversitesi’nin stratejik hedefleri doğrultusunda üniversitenin ulusal ve uluslararası araştırma projelerine olan katılımını artırmayı ve daha fazla nitelikli fon sağlamak amacıyla çeşitli faaliyetler içerir. Bu bağlamda;

·         Ulusal ve uluslararası fon kaynaklarının araştırılması ve bu düzenli bilgilendirme/duyuru yapmak,

·         Üniversite bünyesinde akademik ve idari kadrolara yönelik eğitim seminerleri ve proje yazım atölyeleri düzenlemek,

·         Üniversite akademisyenleri ve araştırmacıları başta olmak üzere uluslararası iş birlikleri konusunda teşvik etmek ve kaynaklara erişimini kolaylaştırmak,

·         Araştırmacılara, proje başvurularının yazımından raporlama aşamasına kadar bütünsel teknik destek sağlamak,

·         Proje başvuru süreçlerini optimize ederek, kabul oranlarını artırmak ve proje kalitesini geliştirmek,

·         Üniversite ile yerel, ulusal ve uluslararası düzeydeki kurumlar (sanayi, kamu, STK’lar ve diğer üniversiteler) arasında iş birliği projeleri geliştirmek,

·         OSTİM ekosistemi içerisindeki KOBİ’lerle iş birliklerini teşvik etmek,

·         Öğrencilerin projelerde aktif rol almasını sağlamak için mentorluk programları oluşturmak ve proje eğitimleri sunmak,

·         Devam eden projelerin ilerleme raporlarını düzenli olarak gözden geçirmek ve proje çıktılarının belirlenen hedeflere uygunluğunu denetlemek,

·         Proje yönetimi süreçlerinde dijital araçların ve otomasyon sistemlerinin kullanımını artırarak verimliliği sağlamak. Üniversite genelinde proje yönetimi yazılımlarını kullanarak süreçleri daha şeffaf ve izlenebilir hale getirmek, stratejik hedefler arasında yer almaktadır.

5.5.   Birimin Stratejik Plandaki Performans Göstergeleri (KPI)  

Disiplinlerarası proje çalışmalarını desteklemek amacıyla her yıl yürütülen projelerin en az %25’inin disiplinlerarası çalışma kapsamında olmasını sağlamak. Bu hedefi gerçekleştirmek amacıyla Proje Geliştirme ve Yönetim Ofisi (PGYO) ve BAP Koordinatörlüğü iş birliği ile her yıl Kasım ve Mart aylarında iki kez proje arama konferansları düzenlemek.

Üniversite, sanayi, STK ve kamu iş birliklerini artırmak amacıyla her yıl her bir akademik birimin, STK, sanayi ve kamu iş birliği ile en az üç proje üretmesi hedeflenmektedir. Eylem planı, akademik birimlerin kamu, sanayi ve STK iş birliklerini içeren projeler geliştirmesini teşvik etmektir. Ek olarak ön lisans ve lisans programlarına, Milli Eğitim Bakanlığı ile koordineli olarak, özel eğitime yönelik seçmeli dersler eklenmesi sağlanır. Sorumlu birimler, PGYO ve ilgili akademik birimlerdir (İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, Mühendislik Fakültesi, Mimarlık ve Tasarım Fakültesi, Meslek Yüksekokulu, Enstitüler, Yabancı Diller Bölümü).

 Sanayi ve akademik yetenek ağ yapıları ile ortak çalışmalar yürütmek amacıyla OSTİM ve Ankara Sanayi Ekosistemindeki firmalarla akademik birimlerin her yıl en az iki kez bir araya getirilmesi. OSTİM ve Ankara Sanayi Ekosistemindeki firmaların yetenek ağ yapılarının kayıt altına alınarak üniversite ile eşleştirilmesi. PGYO doğrudan sorumlu birimdir.

 Üniversite, sanayi ve devlet iş birliği ile projeler geliştirmek amacıyla her yıl en az ikişer tane ulusal ve uluslararası proje geliştirilmesinin sağlanması. Bu kapsamda, ulusal ve uluslararası iş birliklerini güçlendirilir. PGYO ve ilgili akademik birimler (İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, Mühendislik Fakültesi, Mimarlık ve Tasarım Fakültesi, Meslek Yüksekokulu, Enstitüler, Yabancı Diller Bölümü) sorumludur.

 Üniversite, sanayi ve devlet iş birliği ile OSTİM Gelişim Planı’na katkı sağlayacak projeler geliştirmek. Bu kapsamda, OSTİM ekosistemi ile uyumlu, yenilikçi ve sanayi odaklı projeler yürütmek amaçlanmaktadır. PGYO ve Teknoloji Transfer Ofisi sorumluluğundadır. 

5.6.   Birimin Kalite Güvencesi Politikası 

                PGYO, kalite güvencesi politikası çerçevesinde, üniversitenin proje geliştirme, yönetim ve uygulama süreçlerinde ulusal ve uluslararası standartlara (PMI güncel metotları) uygun bir yaklaşımla hareket etmektedir. Proje süreçlerinin planlama, uygulama, raporlama ve sonuçlandırma aşamalarında optimal verimliliğin sağlanması amaç ve hedefler. PGYO bünyesinde gerçekleştirilen faaliyetler proje yönetiminin tüm aşamalarında açık ve şeffaf bir iletişim sağlanmaktadır. Projelerle ilgili bütçe, hedef, ilerleme ve sonuç bilgileri düzenli olarak raporlanmakta ve paydaşlarla paylaşılmaktadır. Proje bütçeleri, harcamaları ve raporlama süreçleri düzenli olarak denetlenmektedir. Proje sözleşmeleri ve belgelerinin eksiksiz, doğru ve mevzuata uygun bir şekilde hazırlanması sağlanmaktadır. Proje çıktılarının daha etkili ve verimli olmasını sağlamak için düzenli geri bildirimler toplanmaktadır. Geri bildirimler, iç süreçlerin iyileştirilmesi ve projelerin kalitesinin artırılması için değerlendirilmektedir. Akademik personel ve proje ekiplerine yönelik proje yazımı, yönetimi ve uygulama süreçleriyle ilgili düzenli eğitim programları organize edilmektedir. Eğitimlerle, proje yönetim kapasitesini artırarak, daha fazla kaliteli proje başvurusunun yapılması teşvik edilmektedir. Proje geliştirme ve yönetim süreçlerinin ulusal ve uluslararası proje yönetim standartlarıyla uyumlu olmasına özen gösterilmektedir. Uluslararası akreditasyon kuruluşları tarafından belirlenen kalite standartlarına uygun prosedürler benimsenmektedir. Her proje, belirlenen performans göstergelerine göre düzenli olarak değerlendirilmekte ve sonuçlar yıllık raporlarla üniversite yönetimine (PGYO, Proje Yürütücüsü tarafından hazırlanan) sunulmaktadır. Başarı oranlarını artırmak ve kalite hedeflerine ulaşmak için performans izleme sonuçları analiz edilmekte ve stratejik hedeflere göre eylem planları yorumlanmaktadır. Bu döngü proje yönetim döngüsü (PCM) ışığında gerçekleştirilmekte olup uluslararası standartlara uyumludur. 

5.7.   İçKontrolMekanizmaları

                PGYO, proje süreçlerinin düzenli, uyumlu ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla iç kontrol süreçlerine azami özen göstermektedir. İç kontrol sadece PGYO tarafından değil aynı zamanda ilgili proje yürütücüsü ile koordineli çalışma ve Üniversitenin ilgili birimleri ile iş birliği içerisinde sürdürülmektedir.  Proje süreci, başlangıçta Proje Yürütücüsü tarafından belirlenen hedefler ve bütçe doğrultusunda şekillenir. Yürütücü, proje bütçesi ve harcamalarını düzenli olarak takip eder ve tüm harcamalar PGYO’nun gözetiminde, fon sağlayıcıların şartlarına uygun şekilde kontrol edilir. Mali işlemler, üniversitenin Mali İşler Birimi ile koordineli olarak yürütülür ve düzenli denetimlere tabi tutulur. Projeye ait tüm belgeler, sözleşmeler ve finansal raporlar, Proje Yürütücüsü tarafından hazırlanır ve PGYO aracılığıyla Hukuk Birimi’ne sunularak incelenir. Bu süreçte, belgelerin hem üniversite iç yönetmeliklerine hem de fon sağlayıcıların belirlediği kurallara uygun olması sağlanır. Projelerin ilerleme süreçleri, belirlenen kilometre taşlarına ve performans göstergelerine göre Proje Yürütücüsü tarafından düzenli olarak izlenir ve PGYO tarafından kontrol edilir. Projelerin raporlanma süreçleri, PGYO’nun belirlediği standartlara uygun şekilde gerçekleştirilir ve ilerleme raporları tüm paydaşlarla paylaşılır. Herhangi bir aksaklık durumunda, Proje Yürütücüsü PGYO ile iletişim kurarak, süreçlerin aksamaması için gerekli müdahaleleri yapmaktadır. Bunun yanı sıra, projeye dair tüm veriler, PGYO tarafından oluşturulan dijital veri tabanına kaydedilir (OPTİS) ve ilerleyen dönemlerde referans alınabilecek şekilde arşivlenir (Taşınabilir Disk). Tamamlanan proje çıktıları proje hedeflerine uygunluk açısından analiz edilir ve sonuç raporları hazırlanır (Yürütücü). Ayrıca, projelerin ekonomik ve toplumsal etkileri değerlendirilerek, sonraki projeler için bir rehber oluşturulması hedeflenir.

5.8.   PerformansDeğerlendirmeSüreçleri

                Performans değerlendirme süreçleri hem ofisin hem de projelerin hedeflere ulaşma düzeyini izlemek ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek amacıyla Üniversitenin öncelikleri ile örtüşen nitelikte takip edilmektedir. Proje yönetim döngüsünün tüm aşamalarını kapsayacak şekilde niteliksel ve niceliksel kriterler üzerinden değerlendirme yapılmaktadır. Her yıl düzenli olarak, PGYO’nun genel performansı ve yürütülen projelerin başarı durumları, belirlenen anahtar performans göstergeleri doğrultusunda izlenir. Proje ilerleme raporları, performans değerlendirme süreçlerinde önemli bir yer tutmaktadır. Proje Yürütücüleri, projelerin mevcut durumuna ilişkin kapsamlı bir rapor hazırlayarak PGYO’ya sunar. Bu raporlar, bütçe kullanımı, zamanlama uyumu, risk yönetimi ve çıktıların hedeflere uygunluğu gibi unsurları içerir. PGYO, bu raporları inceleyerek eksiklikleri veya geliştirilmesi gereken noktaları tespit eder ve proje ekibine geri bildirim sağlamaktadır. PGYO, üniversite ve sanayi iş birliği projeleri kapsamında sanayi ortaklarından ve diğer paydaşlardan alınan geri bildirimleri değerlendirir (Kümeler ile görüşmeler, şirket görüşmeleri vb.).

5.9.   Akademik Teşvik Faaliyetleri

                PGYO, üniversite araştırmacılarının ulusal ve uluslararası fonlardan yararlanmasını kolaylaştırmak, proje yazma ve yönetim kültürünü geliştirmek ve akademik başarıyı ödüllendirmek amacıyla çeşitli faaliyetler yürütmektedir. Bu faaliyetler, akademik personelin araştırma projelerine aktif katılımını artırmayı ve üniversitenin genel akademik performansını yükseltmeyi hedeflemektedir. PGYO, araştırmacıları teşvik etmek amacıyla proje başvuru süreçlerinde kapsamlı rehberlik ve teknik destek sağlamaktadır. Bu bağlamda, akademisyenlerin ulusal ve uluslararası hibe programlarına başvuru yapmalarını teşvik etmek için bilgilendirme toplantıları, çağrı inceleme eğitimleri ve proje yazma atölyeleri düzenlenmektedir. Özellikle Avrupa Birliği, TÜBİTAK ve diğer uluslararası fonlara yönelik proje yazım süreçleri için özel eğitim programları sunulmaktadır. Ücretsiz düzenlenen eğitimler, başvuru süreçlerinde karşılaşılan teknik zorlukları aşmak ve daha başarılı proje başvuruları hazırlamak için akademisyenlere yol göstermektedir. Disiplinlerarası çalışmaların artırılması amacıyla düzenlenen proje arama konferansları, farklı fakültelerden araştırmacıların bir araya gelerek ortak projeler geliştirmelerini sağlamaktadır. Bu tür projelerde yer alan akademisyenler hem akademik hem de toplumsal katkı bakımından teşvik edilmektedir. Ayrıca, başarılı projeler ve akademik katkılar üniversite yönetimine arz edilmektedir. Örneğin, uluslararası prestije sahip bir fon sağlayıcıdan hibe kazanan projeler, üniversite içinde örnek vaka olarak değerlendirilmekte olup yaygınlaştırma faaliyetleri kapsamına alınmaktadır.

5.10.    Akreditasyon Süreçleri

                OSTİM Teknik Üniversitesi'nin ulusal ve uluslararası düzeyde tanınırlığını artırmak ve araştırma kapasitesini güçlendirmek amacıyla proje yönetimi ve araştırma faaliyetlerinin uluslararası standartlara uygun hale getirilmesini hedeflemektedir. PGYO, projelerin geliştirilmesi, uygulanması ve değerlendirilmesi aşamalarında kalite standartlarına uyum sağlamayı ve bu standartları sürekli iyileştirmeyi amaçlar. Bu doğrultuda, proje yönetim süreçleri uluslararası kabul görmüş yöntem ve prosedürlere uygun olarak düzenlenmektedir. Avrupa Birliği projelerinde kullanılan Horizon Europe ve Erasmus+ gibi uluslararası platformların standartları, ofisin proje yönetim ilkeleriyle entegre edilmiştir. Özellikle finansal ve idari raporlama süreçlerinde uluslararası normlar esas alınarak şeffaflık ve hesap verilebilirlik sağlanmaktadır.

5.11.    Uluslararasılaşma Faaliyetleri

                Üniversitenin uluslararası araştırma ağlarına entegrasyonunu sağlamak ve uluslararası tanınırlığını daha çok artırmak amacıyla uluslararasılaşma faaliyetleri öncelikli stratejik hedefler arasında konumlandırılmıştır. Bu kapsamda PGYO hem uluslararası projelerin geliştirilmesi hem de uluslararası iş birliklerinin güçlendirilmesi için faaliyetler yürütmektedir. Uluslararası fon kaynaklarından daha fazla yararlanılmasını sağlamak için akademisyenlere, araştırmacılara ve üniversitenin diğer paydaşlarına rehberlik etmektedir. Bu bağlamda, özellikle Avrupa Birliği’nin Horizon Europe, Erasmus+, COST, COSME gibi programlarına katılımı artırmaya yönelik bilgilendirme toplantıları ve proje eğitimleri düzenlenmektedir. Uluslararası hibe çağrılarının değerlendirilmesi, proje tekliflerinin hazırlanması ve başvuru süreçlerinin etkin bir şekilde yürütülmesi için danışmanlık sağlanmaktadır. Ofis, üniversitenin uluslararası görünürlüğünü artırmak için çeşitli üniversiteler, araştırma merkezleri ve sanayi kuruluşlarıyla ortak projeler geliştirmekte ve yeni iş birlikleri oluşturmaktadır. Örneğin, Polonya’daki AGH University of Science and Technology, Portekiz’deki University of Trás-os-Montes and Alto Douro ve Almanya’daki European 4.0 Transformation Center gibi uluslararası paydaşlarla ortak projeler yürütülmektedir. Ayrıca, akademik iş birliğinin yanı sıra UNESCO, OECD, Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı (UNDP) gibi uluslararası kuruluşlarla temasa geçilerek projeler geliştirilmiştir. Uluslararasılaşma faaliyetleri kapsamında, PGYO, üniversitenin araştırmacılarını global araştırma ağlarına dahil etmekte ve yabancı akademisyenlerle ortak çalışmalar yapılmasını teşvik etmektedir. Bunun yanı sıra, üniversitenin uluslararası öğrenci ve akademisyen çekme potansiyelini artırmak için çeşitli programlara katılım sağlanmaktadır. Örneğin, Erasmus+ değişim programları kapsamında öğrenci ve personel hareketliliği desteklenmekte (West Attica Unıversty/Yunanistan ile yapılan Erasmus+ Anlaşması), bu sayede üniversitenin uluslararası bir eğitim ve araştırma merkezi olma hedefi güçlendirilmektedir. PGYO, aynı zamanda, OSTİM ekosisteminin uluslararasılaşmasını destekleyerek yerel sanayinin global iş birliklerine entegrasyonuna katkıda bulunmaktadır. OSTİM ve Ankara Sanayi Ekosistemi ile ilgili firmaların uluslararası platformlarda tanıtılması ve bu firmalarla yabancı akademik birimler arasında köprü kurulması, ofisin uluslararasılaşma stratejisinin bir parçasını oluşturmaktadır.

5.12.    Birimin SWOT Analizi

                PGYO, deneyimli bir personel altyapısına sahip olmaktadır.  Ulusal ve uluslararası hibe programlarında edinilen tecrübe, projelerin etkin bir şekilde planlanması ve yürütülmesine olanak sağlamaktadır. Ofis, geniş bir fon yelpazesiyle çalışmakta ve etkili proje yönetim süreçleriyle projelerin zamanında tamamlanmasını desteklemektedir. OSTİM ekosistemi içinde yer alması, sanayi ile güçlü iş birliklerini teşvik ederek akademik ve endüstriyel bağları güçlendiren bir avantaj sunmaktadır. PGYO’nun uluslararası iş birliklerini daha da genişletme potansiyeli bulunmaktadır. Özellikle yabancı üniversiteler ve araştırma merkezleriyle daha fazla ortak proje geliştirilmesi önem arz etmektedir. Proje başvuru sayısının artırılması ve kabul oranlarının iyileştirilmesi, ofisin hedeflediği gelişme alanlarından biridir. Proje çıktılarını daha geniş bir kitleye duyurmak ve projelerin etkisini artırmak için iletişim stratejilerinin güçlendirilmesi gerekmektedir. Uluslararası fon kaynaklarının çeşitliliği, Avrupa Birliği programları, BM Kalkınma Programı (UNDP) ve NATO gibi kuruluşlarla iş birliği olanakları sunmaktadır. Yerel yönetimler, STK’lar ve sanayi kuruluşlarıyla ortak projeler geliştirme potansiyeli hem üniversitenin toplumsal katkısını artırabilir hem de sanayi ve üniversite etkileşimini güçlendirebilir. Küresel araştırma ağlarının büyümesi ve yenilikçi projelere olan artan talep, ofis için önemli fırsatlar yaratmaktadır. Üniversitenin akıllı ve üçüncü nesil üniversite vizyonu doğrultusunda, sürdürülebilirlik ve dijital dönüşüm projeleri için artan bir destek bulunmaktadır. Bununla birlikte, PGYO, bazı zorluklarla karşı karşıyadır. Ulusal ve uluslararası finansal kaynaklardaki önemli bir daralma söz konusudur. Artan rekabet, hibe başvurularında başarı oranlarını düşürmektedir, yani ret oranlarını arttırmaktadır. Proje yönetimi süreçlerinde bürokratik giderek artmaktadır. Zaman kaybına ve süreçlerin yavaşlamasına neden olan durumlar doğmaktadır. Üniversite sanayi entegrasyonunun çeşitli sebeplerden ötürü tam sağlanamaması, iş birliği projelerinde beklenmedik zorluklara yol açmaktadır. Bununla beraber konumu ve hedefleri itibariyle artan iş yükü mevcut olan PGYO mevcut kapasitesinin personel bazlı arttırılması ihtiyacı duymaktadır. Orta vadede ofisin performansını olumsuz etkiler niteliktedir.

5.13.        Kurumsal Dönüşüm Kapasitesi ve İyileştirme Çalışmaları

                PGYO, yenilikçi yaklaşımları benimseyerek sürekli gelişim prensibiyle hareket etmektedir. Ofis, dijitalleşme, proje yönetim süreçlerinin yeniden yapılandırılması ve personel kapasitesinin artırılması gibi stratejilerle dönüşüm kapasitesini artırmayı hedeflemektedir. Mevcut kaynakların etkin kullanımı, yeni teknolojilerin entegrasyonu (OPTİS Optimizasyonu) ve güçlü iş birliği ağları oluşturma konusundaki yetkinlikler, ofisin dönüşüm sürecinde önemli rol oynamaktadır. Mevcut süreçlerdeki darboğazlar tespit edilmiş olup, iyileştirme çalışmaları yapılmaktadır.

6.      SONUÇVEGENELDEĞERLENDİRME

6.1.   PGYO Genel Performansı ve Hedefler     

PGYO’nun genel performansı, sınırlı insan kaynağına rağmen başarılı bir şekilde sürdürülmektedir. Organizasyon şemasına göre (raporun ilk sayfalarında detaylandırılmıştır) ofiste yalnızca bir Koordinatör ve bir Proje Uzmanı görev yapmaktadır. Uzgörü ve ana özgörevleri bağlamında mevcut iş yüküne oranla personel sayısı yetersizdir. Mevcut personelin deneyim ve yetkinliği, bu eksikliğin büyük ölçüde telafi edilmesini sağlamaktadır. Koordinatör Doç. Dr. Meltem Eryılmaz’ın akademik bilgi birikimi, Proje uzmanı Saim Karabulut’un ulusal ve uluslararası hibe projelerindeki bilgi birikimi PGYO’nun projelerdeki başarısını güçlendirmektedir. PGYO genel performans değerlendirmesinde, Türkiye’deki üniversite proje yönetim ofislerinin başarı oranının analiz edilmesi önem arz etmektedir. Türkiye’deki yükseköğretim kurumlarının proje yönetim ofislerinde yürütülen ulusal ve uluslararası projelerin kabul oranları ve sonuçlanma başarılarına ilişkin veriler TÜBİTAK, YÖK, AB fonları gibi kaynakların istatistiksel verilerini barındıran raporlarda dönemsel olarak yayınlanmaktadır.  Bu kapsamda, TÜBİTAK destek programları (örneğin 1001 ve 3501) ve Avrupa Birliği projeleri (Erasmus+, Horizon) için başarı oranı oldukça düşük olduğu bildirilmektedir. Temel motivasyonlarından birisi de proje ekosistemine önemli katkılar sunarak sürdürülebilir kalkınmaya katma değer oluşturmak olan PGYO tarafından kısıtlı şartlar altında arşiv dokümanları incelendiğinde 93 proje başvurusu yapıldığı görülmektedir. Bu projelerin bazıları akademik personel tarafından bazıları ise doğrudan PGYO tarafından yazılmıştır. Bireysel başvurular, BAP başvuruları ve kayıt altına bildirimde bulunulmadığı için alınamayan projeler kapsama alınmamıştır. 

PGYO’nun PMI (Project Management Institute) kriterlerine ve OSTİM Teknik Üniversitesi PGYO Yönergesi'ne göre, bir Supportive PMO (Project Management Office) olarak konumlandırılmıştır. PMO’nun temel işlevleri arasında, proje yürütücülerine rehberlik sağlama, metodoloji geliştirme, eğitim ve bilgilendirme faaliyetleri düzenleme ve proje yönetim araçlarının kullanımını destekleme yer alır. Fakat rapordan da anlaşılacağı üzere mevcut uygulamalarda, PGYO Üst Yönetimin verdiği direktifler ışığında görev tanımının ötesine geçerek Supportive, Directive ve Regulator özellikler taşıyan bir yapıya dönüştüğü gözlemlenmiştir. PMI perspektifinden PGYO’nun rolü daha da detaylandırılacak olursa 2020 yılından itibaren bir değişim ve dönüşüm içerisinde olduğu görülecektir. OSTİM Teknik Üniversitesi PGYO yönetmeliğinde belirtilen destekleyici (Supportive  PMO) bir rol üstlenmekle birlikte, üst yönetimin yönlendirmeleri ve kurumsal ihtiyaçlar doğrultusunda, zamanla hem Directive PMO hem de Regulator PMO özelliklerini de bünyesinde barındıran bir yapıya evrilmiştir. 

PGYO’nun Supportive PMO özelliği, bilgi sağlama, kapasite geliştirme ve rehberlik üzerine odaklanmaktadır. Üniversite personeline düzenli olarak proje çağrıları ve fon fırsatları hakkında bilgilendirmeler sunarak bilgi merkezi işlevi görmektedir (örneğin, haftalık bilgilendirme e postaları, çağrı duyuruları, ulusal ve uluslararası fonlarla ilgili bilgilendirme toplantıları). Proje yazımına yönelik düzenlenen eğitim seminerleri, uygulamalı proje atölyeleri ve tematik odak grup toplantıları, akademisyenlerin ve dış paydaşların proje süreçlerine dair farkındalığını ve yetkinliğini artırmayı hedeflemektedir (örneğin, E-Ticaret Çalıştayı, OSTİM ekosistemi firmalarına yönelik proje yazma eğitimleri). Bununla birlikte, ofis, üniversitenin ve dış paydaşların proje yazım taleplerinin sınırlı kalması nedeniyle, Directive PMO özellikleri sergileyerek projelerin yazım, başvuru, yürütme ve raporlama süreçlerini aktif bir şekilde üstlenmiştir. Bu kapsamda, PGYO, sadece rehberlik yapmakla kalmamış, doğrudan proje yazımı ve yönetim süreçlerinde sorumluluk almıştır. Örneğin, 2024 yılında bir Horizon Europe projesi ve büyükelçilik hibe projesi doğrudan PGYO tarafından yazılmış ve ilgili süreçler yönetilmiştir. Ayrıca, uluslararası iş birliklerini destekleyen Erasmus+ projelerinin hazırlanması ve yürütülmesi, ofisin Directive PMO olduğunu vurgulamaktadır. Bu yönüyle PGYO, yalnızca bir destek birimi değil, aynı zamanda projelerin aktif uygulayıcısı olmuştur. 

Zamanla, PGYO, bir Regulator PMO rolü üstlenerek, proje süreçlerinin ulusal ve uluslararası standartlara uygun şekilde yürütülmesini sağlamaya başlamıştır. Ofis, üniversite genelinde yazılan projelerin metodolojik uyumluluğunu ve kalite güvencesini denetlemekle kalmamış, aynı zamanda projelerin uluslararası kriterlere uygun şekilde hazırlanmasını da sağlamıştır (örneğin, Horizon Europe kriterleri, TÜBİTAK ve Erasmus+ standartları). PGYO, üniversite yönetmeliğinde belirtilen destekleyici rolünün ötesine geçerek, kurumsal ihtiyaçlar doğrultusunda Directive ve Regulator PMO işlevlerini de üstlenmiş ve bu üç rolü entegre bir şekilde yürütmüştür. Her ne kadar yönetmelikte yalnızca Supportive PMO olarak tanımlansa da üst yönetimin yönlendirmeleri ve üniversitenin stratejik hedefleri doğrultusunda, ofis çok yönlü bir yapıya evrilmiştir. Bu çok yönlü yapı, ofisin işlevselliğini artırsa da bazı yapısal ve operasyonel sorunları da beraberinde getirmiştir. Yönetmelikte belirtilen rollerin dışına çıkılması, kurumsal işleyişte bir karmaşaya neden olmuştur. PGYO’nun sadece rehberlik ve destek sağlama rolünde kalması beklenirken, aktif proje yazımı ve yönetimi süreçlerinde yer alması, iş yükünün artmasına ve önceliklerin yeniden düzenlenmesine yol açmıştır. Özellikle personel eksikliği ile birleştiğinde, uzun vadede kurumsallığı zedeleyen bir unsur olarak görülmektedir. Mevcut kadronun sınırlı olmasına rağmen ofisin hem destekleyici hem uygulayıcı hem de denetleyici roller üstlenmesi süreçlerin etkinliğinde azalmaya neden olabilmektedir. 

Kurumsallığın zedelenmesi yalnızca iş yüküyle sınırlı kalmamakta, aynı zamanda rol ve sorumlulukların belirsizleşmesine de yol açmaktadır. Mevcut yönetmelik, yalnızca destekleyici bir yapı öngörmesine rağmen, pratikte üstlenilen rollerin genişletilmesi, yönetmelikte bir revizyon yapılması ihtiyacını doğurmaktadır. Bunun yanı sıra, personel sayısının artırılması, uzmanlık alanlarına göre görev dağılımının netleştirilmesi ve kurumsal işleyişin daha şeffaf ve izlenebilir hale getirilmesi, ofisin hem etkinliğini artıracak hem de kurumsallığı güçlendirecektir. Ez cümle, ofisin yukarıda izah edilen rollerden hangisine odaklanacağı netleştirilmeli ve yönetmelikle desteklenmelidir. 

Son tahlilde, PGYO uluslararası projelerde Üniversiteye katma değer sunmaya devam etmektedir. Yukarıda yer alan tablolardan teyit edileceği üzere, 2024 yılının ilk 6 ayında AB Proje başvurularına devam etmiş olup başvuru sonuçlarını beklemektedir. Yanı sıra, Eylül ve Kasım aylarında gerçekleşen iki önemli proje başvurusu yapılmıştır.  Ekim ayında, Horizon Europe programı kapsamında büyük ölçekli bir proje hazırlanmış ve başvurusu gerçekleştirilmiştir (Yürütücü; Saim Karabulut). Aynı dönemde, Avustralya Büyükelçilik Hibe Programına yönelik diğer bir proje başvurusu yapılmıştır (Yürütücü; Saim Karabulut). Takiben, Kasım ayında ise, Erasmus+ KA220 programı kapsamında PGYO İdari koordinasyonunda ve yazımı gerçekleştirilen ve kabul edilen proje üniversite adına sözleşme aşamasına getirilmiş ve süreç başarıyla tamamlanmış olup uygulama aşamasındadır. PGYO’nun 2024 yılı hedefleri, üniversitenin uluslararası görünürlüğünü artırmak, sürdürülebilir projeler geliştirmek ve sektörle iş birliğini güçlendirmek üzerine odaklanmıştır. Bu kapsamda 2024 yılının son çeyreğinde bir adet NATO SPS ve bir iki adet Avrupa Birliği Horizon Europe Programına yönelik proje başvurusu planlanmakta olup hazırlık aşaması devam etmektedir. Kasım ayında düzenlenen "E-Ticaret Çalıştayı," Erasmus+ projesi kapsamında gerçekleştirilmiş ve 3 farklı ülkeden katılımcının iştiraki ile tamamlanmıştır. 2024 yılı boyunca sektör şirketlerine yönelik ayrı, akademisyenlere yönelik ayrı eğitim programları düzenlenmiştir. Bu eğitimlerde, proje yazımı, raporlama süreçleri ve uluslararası hibe başvurularındaki yaklaşımlar ele alınmıştır. Son çeyrekte, paydaşları bir araya getiren bir adet eğitim daha gerçekleştirilecektir. 2209A/B çağrısı kapsamında 6 öğrenci grubunda doğrudan mentörlüğün yanı sıra proje yazım desteği verilmiştir. Öncesinde öğrencilere yönelik olarak bilgilendirme seminerleri düzenlenmiştir. Çağrı dönemleri başta olmak üzere benzer çalışmalar devam edecektir. Değerlendirmelerinize arz olunur.